Excel vs. Brausoftware: 7 Punkte, an denen Excel scheitert

Warum Excel in fast jeder Mikrobrauerei läuft

Excel ist gratis, jeder kennt es, und für die ersten 20 Sude reicht eine simple Tabelle. Das erklärt, warum 80 Prozent der DACH-Mikrobrauereien mit Excel arbeiten. Die Schmerzen kommen erst, wenn das Geschäft wächst — und sie kommen schleichend.

Punkt 1: Versionierung fehlt

Sie haben das IPA-Rezept dreimal überarbeitet. Welche Version war im April-Sud, welche im Mai? Excel kennt keine Versionierung. Wer ohne Disziplin arbeitet, hat irgendwann `IPA_final_v3_FINAL_neu.xlsx` im Ordner.

Software mit Versions-Historie zeigt jeden Sud mit seiner exakten Rezept-Version. Das schließt eine ganze Klasse von Rätseln aus.

Punkt 2: Charge-Verknüpfung von Hand

In Excel pflegen Sie Wareneingang, Sudprotokoll und Etikett-Charge in drei verschiedenen Dateien. Im Reklamations-Fall ziehen Sie alle drei, suchen die richtige Zeile und hoffen, dass Sie keinen Verknüpfungs-Fehler gemacht haben.

Eine Brausoftware verknüpft Wareneingang → Sud → Charge automatisch. Eine Suche, ein Klick, alle Verbindungen sichtbar.

Punkt 3: Kein Multi-User-Zugriff

Excel öffnet im Single-User-Modus. Wenn der Brauer eine Tabelle offen hat, kann die Buchhaltung sie nicht ändern. Online-Excel hilft etwas, ist aber für komplexe Vorlagen mit Makros oft nicht stabil.

SaaS-Software ist Multi-User by design. Brauer, Aushilfe und Geschäftsführung sehen denselben Stand.

Punkt 4: Mobile am Sudkessel zäh

Excel auf dem Tablet am Sudkessel ist ein Krampf — kleine Zellen, viele Klicks, Tastatur poppt auf und versteckt die Hälfte der Eingabefelder. Eine mobile Web-App, die für den Sudtag designed ist, hat große Buttons, kontextsensitive Felder und einen klaren Workflow.

Punkt 5: Verkostungs-Notizen verloren

Wo dokumentieren Sie das Verkostungs-Bier im Mai? In einer separaten Excel? In OneNote? Auf einem Notizzettel, der nach dem Tasting im Müll landet? Eine Verkostungs-Bibliothek mit Tags und Sortenprofil-Vergleich macht den Unterschied zwischen Bauchgefühl und Datenpunkt.

Punkt 6: HACCP-Doku doppelt

In Excel führen Sie Wareneingang, Rückstellproben und Reinigungsplan separat — und die Charge-Nummern stimmen am Ende oft nicht überein. Eine Software, die HACCP an das Sudprotokoll andockt, schließt die Lücke.

Punkt 7: Lebensmittelaufsicht-Auskunft 24 h elektronisch

Seit Dezember 2022 verlangt LFGB §28 die elektronische Auskunft innerhalb von 24 Stunden. Mit Excel-Sammelmappen ist das machbar, kostet aber im Anlassfall einen halben Arbeitstag. Mit Software-gestützter Charge-Rückverfolgbarkeit dauert es 5 Minuten.

Migration aus Excel — wie es leicht geht

Drei Schritte:

• Bestehende Rezepte als BeerXML exportieren (viele Vorlagen, viele Online-Tools)
• Importieren Sie das BeerXML in die neue Software
• Die letzten 5–10 Sude händisch nachpflegen — für die historische Charge-Kette

In den meisten Fällen ist das in einem halben Arbeitstag erledigt. SudPilot begleitet die Migration in der Beta persönlich und kostenfrei.

Fazit

Excel reicht, bis es nicht mehr reicht. Der Wechsel zur spezialisierten Brausoftware ist kein Luxus, sondern eine Frage der Skalierbarkeit — und der nächsten Lebensmittelaufsicht-Auskunftsanfrage.